Définitions fondamentales de l’archivistique
Un service d’archives est une institution destinée au stockage et à la conservation de documents d’archives qui dispose d’une accréditation délivrée par le ministère de l’Intérieur ou qui est établie par la loi n° 499/2004 Sb. sur les archives et la gestion des documents et sur les modifications apportées à certaines lois.
Les documents d’archives sont des documents qui, en raison de leur date de création, de leur contenu, de leur origine, de leurs caractéristiques externes et de la valeur permanente que leur confère leur importance politique, économique, juridique, historique, culturelle, scientifique ou informationnelle, ont été sélectionnés dans l’intérêt public en vue d’une conservation permanente et ont été inscrits dans le registre des documents d’archives, c’est-à-dire qu’ils font partie du patrimoine archivistique national.
Un ensemble d’archives est l’unité de base du système d’archivage tchèque. Les ensembles d’archives sont divisés en fonds d’archives (un ensemble de documents rassemblé par un seul producteur) et en collections d’archives (une réunion artificielle de documents en fonction de critères communs, créée indépendamment de leurs producteurs). Les fonds d’archives comprennent, par exemple, les fonds d’autorités individuelles, d’administrations publiques, de tribunaux, d’entreprises, d’associations et de personnalités. Les collections d’archives comprennent, par exemple, les collections d’actes d’états civils, les collections de cartes et de plans, de cartes postales, etc.
Les instruments de rechereche sont des outils créés pendant le traitement des documents d’archives qui servent à s’orienter dans les documents d’archives, leur portée temporelle, à faciliter leur compréhension et à familiariser le chercheur avec leur contexte administratif et spécialisé.
Une institution culturelle-scientifique est une institution qui possède ou gère des documents d’archives sur la base de ses activités de collecte, mais qui n’est pas un service d’archives. Il s’agit notamment de musées, de bibliothèques, de mémoriaux, de galeries, de départements de l’Académie des sciences de la République tchèque, de certaines universités, etc.
Les producteurs sont des personnes physiques ou morales ou des groupes de personnes agissant sous le même nom (société, famille) qui ont créé ou reçu des documents dans le cadre de leurs activités. À partir de ces documents, s’ils sont sélectionnés comme documents d’archives, des fonds d’archives sont créés. La relation entre le producteur et le document d’archives est appelée provenance. Les producteurs de fonds d’archives sont, par exemple, des autorités individuelles, des organes de l’administration publique, des tribunaux, des entreprises, des associations et des personnalités. Le producteur est également mentionné pour les collections d’archives – dans ce cas, il s’agit du créateur de la collection.