{"id":762,"date":"2022-05-30T12:27:30","date_gmt":"2022-05-30T10:27:30","guid":{"rendered":"https:\/\/portal.nacr.cz\/cro\/?page_id=762"},"modified":"2022-05-30T12:46:13","modified_gmt":"2022-05-30T10:46:13","slug":"webinar-elektronicke-skartacni-rizeni-v-prostredi-narodniho-archivniho-portalu-otazky-a-odpovedi","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/portal.nacr.cz\/cro\/webinar-elektronicke-skartacni-rizeni-v-prostredi-narodniho-archivniho-portalu-otazky-a-odpovedi\/","title":{"rendered":"Webin\u00e1\u0159 elektronick\u00e9 skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed v prost\u0159ed\u00ed N\u00e1rodn\u00edho archivn\u00edho port\u00e1lu – OT\u00c1ZKY A ODPOV\u011aDI"},"content":{"rendered":"\n

digit\u00e1ln\u00ed archivy<\/a> | elektronick\u00e9 skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed<\/a> | form\u00e1ty<\/a> | spisov\u00e1 slu\u017eba<\/a> | <\/strong>spisov\u00e1 slu\u017eba<\/strong><\/strong> a konverze dokument\u016f<\/strong><\/a> | valid\u00e1tor SIP<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n

...zp\u011bt na webin\u00e1\u0159…<\/a><\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

digit\u00e1ln\u00ed archivy<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Existuje n\u011bjak\u00fd dostupn\u00fd seznam technick\u00fdch po\u017eadavk\u016f na syst\u00e9m elektronick\u00e9ho skarta\u010dn\u00edho \u0159\u00edzen\u00ed pro z\u00e1jemce o akreditovan\u00fd digit\u00e1ln\u00ed archiv? NA: Ot\u00e1zka bude \u0159e\u0161ena mimo webin\u00e1\u0159, obecn\u011b po\u017eadavky na skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed nejsou – viz z\u00e1kon. Skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed nen\u00ed p\u0159\u00edmo sou\u010d\u00e1st\u00ed digit\u00e1ln\u00edho archivu.<\/em><\/td><\/tr>
Je mo\u017eno z\u0159\u00eddit p\u0159\u00edstup do testovac\u00ed verze n\u00e1rodn\u00edho archivn\u00edho port\u00e1lu i pro subjekt, kter\u00fd nen\u00ed p\u016fvodcem dokument\u016f, p\u0159edev\u0161\u00edm pro dodavatele spisov\u00e9 slu\u017eby. Pokud ano, jak postupovat? NA: Ano, takov\u00fd subjekt za\u0161le na helpnda@nacr.cz<\/a> stejn\u00e9 \u00fadaje jako p\u016fvodce a p\u016fvodcem bude pak zm\u00edn\u011bn\u00fd subjekt. Mus\u00ed m\u00edt „protistranu“ – archiv\u00e1\u0159e z n\u011bjak\u00e9ho archivu (po domluv\u011b).<\/em><\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den, pokud bude archiv\u00e1lie digit\u00e1ln\u00ed dokument ulo\u017eena v digit\u00e1ln\u00edm N\u00e1rodn\u00edm archivu. Jak se postupuje, kdy\u017e tuto archiv\u00e1lii budeme pot\u0159ebovat p\u0159edlo\u017eit pro p\u0159\u00edpadnou kontrolu nad\u0159\u00edzen\u00fdm kontroln\u00edm org\u00e1nem? NA: V tuto chv\u00edli nap\u00ed\u0161ete na helpdesk helpnda@nacr.cz<\/a><\/em>, integrovan\u00e9 \u0159e\u0161en\u00ed je v p\u0159\u00edprav\u011b.<\/em><\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den, chci se zeptat, jak\u00fdm zp\u016fsobem mohou archiv\u00e1\u0159i p\u0159istupovat k p\u0159edan\u00fdm elektronick\u00fdm dokument\u016fm? NA: V tuto chv\u00edli nap\u00ed\u0161ete na helpdesk helpnda@nacr.cz<\/a><\/em>, integrovan\u00e9 \u0159e\u0161en\u00ed je v p\u0159\u00edprav\u011b.<\/em><\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

2. elektronick\u00e9 skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Pokud by to \u0161lo, pros\u00edme o uk\u00e1zku nebo vysv\u011btlen\u00ed, jak spr\u00e1vn\u011b p\u0159ipravit nahr\u00e1v\u00e1n\u00ed v p\u0159\u00edpad\u011b, \u017ee po\u010det dokument\u016f je velk\u00fd (5000, 10000 \u010di v\u00edce). Stalo se n\u00e1m, \u017ee v p\u0159\u00edpad\u011b, \u017ee jsme m\u011bli v\u011bt\u0161\u00ed po\u010det (cca 8000) a dle rady jsme je zaZIPovali, tak po na\u010dten\u00ed do archivn\u00edho port\u00e1lu se zobrazily jen 2\/3 dokument\u016f ze ZIPu, kde SIPy prokazateln\u011b jsou. NA:<\/em> Toto by nem\u011blo nast\u00e1vat, nem\u011blo by vytv\u00e1\u0159et probl\u00e9m. V tomto konkr\u00e9tn\u00edm dotazu pak tazatel po\u017e\u00e1d\u00e1n  o kontakt a sd\u011blen\u00ed p\u0159\u00edslu\u0161n\u00e9ho \u0159\u00edzen\u00ed k individu\u00e1ln\u00ed konzultaci<\/em>.<\/td><\/tr>
Asi nebylo zm\u00edn\u011bno, kdy po\u0161le p\u016fvodce skarta\u010dn\u00ed n\u00e1vrh v\u010detn\u011b seznam\u016f p\u0159\u00edslu\u0161n\u00e9mu archivu ide\u00e1ln\u011b datovou schr\u00e1nkou. + Dobr\u00fd den, nepochopila jsem, co m\u00e1m d\u011blat s vygenerovan\u00fdm souborem Seznam k proveden\u00ed v\u00fdb\u011bru archiv\u00e1li\u00ed. Pros\u00edm o informaci. NA: P\u016fvodce zas\u00edl\u00e1 skarta\u010dn\u00ed n\u00e1vrh v\u010detn\u011b port\u00e1lem vygenerovan\u00e9ho seznamu archivu do datov\u00e9 schr\u00e1nky, jakmile ukon\u010d\u00ed p\u0159\u00edpravu skarta\u010dn\u00edho n\u00e1vrhu v port\u00e1le. Do takov\u00e9ho \u0159\u00edzen\u00ed ji\u017e nelze p\u0159id\u00e1vat \u017e\u00e1dn\u00e9 dal\u0161\u00ed nov\u00e9 bal\u00ed\u010dky nav\u00edc.  <\/em><\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den, setkali jsme se v r\u00e1mci zpracov\u00e1n\u00ed a posuzov\u00e1n\u00ed se stavem, kdy n\u00e1m bylo vr\u00e1ceno XML, kter\u00e9 ale obsahovalo rozd\u00edln\u00e9 v\u00fdsledky pro dokumenty a bal\u00edk, ve kter\u00e9m byly. Bal\u00edky byly ozna\u010deny stavy vybrat za archiv\u00e1lii, zni\u010dit a neur\u010deno, p\u0159i\u010dem\u017e t\u0159eba v bal\u00edku \u010d\u00e1st dokument\u016f byla ozna\u010dena t\u011bmito stavy v r\u016fzn\u00e9 kombinaci. Je to tak spr\u00e1vn\u011b? Mus\u00ed si s t\u00edm n\u011bjak poradit n\u00e1\u0161 SW pro zpracov\u00e1n\u00ed skarta\u010dn\u00edho \u0159\u00edzen\u00ed nebo mohl pochybit archiv\u00e1\u0159, kter\u00fd zpracov\u00e1val n\u00e1vrh? NA: Bal\u00edk nen\u00ed entita, kter\u00e1 se zpracov\u00e1v\u00e1 – touto je dokument za\u0159azen\u00fd p\u0159\u00edmo ve v\u011bcn\u00e9 skupin\u011b, spis nebo d\u00edl typov\u00e9ho spisu, pop\u0159. pevn\u00fdmi k\u0159\u00ed\u017eov\u00fdmi odkazy propojen\u00e9 entity (= 1 SIP). V r\u00e1mci SIP je mo\u017en\u00e9 vybrat k archivaci jen n\u011bco.  Je to na rozhodnut\u00ed archiv\u00e1\u0159e, „A“, „S“ a „V“ jsou doporu\u010den\u00edmi od p\u016fvodce. <\/em> Archiv\u00e1\u0159 pochybit nemohl, m\u016f\u017ee se jednat o nesoulad mezi exporty z eSSL a port\u00e1lu, m\u00e1me podez\u0159en\u00ed na \u201evoln\u00e9\u201c k\u0159\u00ed\u017eov\u00e9 odkazy, kdy takto propojen\u00e9 entity nejsou sou\u010d\u00e1st\u00ed jednoho spole\u010dn\u00e9ho SIP bal\u00ed\u010dku.<\/em><\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den, je nutn\u00e9 m\u00edt v eSSL \u00fa\u010detn\u00ed doklady (v\u00fddajov\u00e9 pokladn\u00ed doklady, objedn\u00e1vky, faktury, schvalova\u010dky apod.), pokud je zpracov\u00e1v\u00e1me v samostatn\u00e9 evidenci? Bohu\u017eel tato \u00fa\u010detn\u00ed samostatn\u00e1 evidence neumo\u017e\u0148uje skartaci (neodpov\u00edd\u00e1 po\u017eadavk\u016fm na eSSL) a druh\u00fd probl\u00e9m je, \u017ee \u00fa\u010detn\u00ed samostatn\u00e1 evidence nen\u00ed napojena na st\u00e1vaj\u00edc\u00ed eSSL. \u2013 NA: Nutn\u00e9 to v eSSL nen\u00ed, ale pokud je v samostatn\u00e9 evidenci „evidence“ nebo jsou tam p\u0159\u00edmo dokumenty, m\u011blo by skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed b\u00fdt sou\u010d\u00e1st\u00ed takov\u00e9ho syst\u00e9mu. Obdobn\u00fd probl\u00e9m je \u010dast\u00fd, zat\u00edm jin\u00e9 \u0159e\u0161en\u00ed ne\u017e propojen\u00ed nebo dopln\u011bn\u00ed o po\u017eadovan\u00e9 funkcionality nen\u00ed.<\/em><\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den, neuva\u017eujete (pokud ne, tak pro\u010d) o zjednodu\u0161en\u00ed cel\u00e9ho procesu eS\u0158 tak, aby v\u00e1m p\u016fvodce pro v\u00fdb\u011br povinn\u011b p\u0159edal SIP bal\u00ed\u010dky pro v\u00fdb\u011br archiv\u00e1li\u00ed v\u010detn\u011b komponent, aby archiv\u00e1\u0159 z t\u011bchto dat mohl rovnou vybrat archiv\u00e1lie a p\u016fvodci nazp\u011bt p\u0159edal informaci o ULO\u017dEN\u00cd archiv\u00e1li\u00ed?“
NA: Obecn\u011b lze \u0159\u00edci, \u017ee jsou tam nutn\u00e9 dv\u011b podm\u00ednky a) webov\u00e9 slu\u017eby pro komunikaci eSSL x NDA, b) \u00faprava sch\u00e9matu tak, aby bylo mo\u017en\u00e9 pou\u017e\u00edt ho p\u0159\u00edmo a neodd\u011blovat skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed a p\u0159ed\u00e1n\u00ed.
<\/em>Dovol\u00edm si nesouhlasit v tom, \u017ee existence webov\u00e9 slu\u017eby pro komunikaci eSSL x NDA je nutnou podm\u00ednkou tohoto zjednodu\u0161en\u00ed (i s ohledem na to, \u017ee nelze v\u016fbec \u0159\u00edci, kdy a zda v\u016fbec bude k dispozici). P\u0159ed\u00e1v\u00e1n\u00ed SIP\u016f do NA a nazp\u011bt XML odpov\u011bdi p\u016fvodci m\u016f\u017ee p\u0159eci prob\u011bhnout sou\u010dasn\u00fdm zp\u016fsobem a p\u0159itom je mo\u017en\u00e9 rovnou po p\u0159ed\u00e1n\u00ed SIP\u016f s komponentami prov\u00e9st na stran\u011b NA jak rozhodnut\u00ed o v\u00fdb\u011bru archiv\u00e1li\u00ed tak i jejich trval\u00e9 ulo\u017een\u00ed do arch\u00edvu. P\u016fvodce by pak dostal jednu XML odpov\u011b\u010f arch\u00edvu a z 5-ti krokov\u00e9ho eS\u0158 (export SIP – import rozhodnut\u00ed – export archiv\u00e1li\u00ed – import informace o ulo\u017een\u00ed – zni\u010den\u00ed) by se stalo 3 krokov\u00e9 (export SIP – import rozhodnut\u00ed – zni\u010den\u00ed). Sta\u010dilo by tedy upravit sch\u00e9mata. Pros\u00edm zva\u017ete tuto mo\u017enost. NA: NA by zjednodu\u0161en\u00ed v ka\u017ed\u00e9m p\u0159\u00edpad\u011b rovn\u011b\u017e p\u0159iv\u00edtal.<\/em><\/td><\/tr>
Co se t\u00fd\u010de elektronick\u00e9 skartace: st\u00e1v\u00e1 se \u010dasto, \u017ee p\u016fvodci \u0159e\u0161\u00ed v tomto roce skartaci dokument\u016f, kter\u00e9 m\u011bly b\u00fdt skartov\u00e1ny ji\u017e nap\u0159\u00edklad v roce 2015? Tedy m\u016fj dotaz zn\u00ed, zda jsou p\u016fvodci „pe\u010dliv\u00ed“ a skute\u010dn\u011b prov\u00e1d\u011bj\u00ed skartaci pravideln\u011b, nebo na to sp\u00ed\u0161e „ka\u0161lou“ a pak provedou skartaci za n\u011bkolik let najednou? NA: Setk\u00e1v\u00e1me se s ob\u011bma variantami, ale sp\u00ed\u0161e plat\u00ed druh\u00e1 mo\u017enost (i u pap\u00edrov\u00fdch dokument\u016f), ale \u010dasto to nen\u00ed na \u0161kodu – agenda je pohromad\u011b za v\u00edce let.<\/em><\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den. M\u016f\u017ee archiv\u00e1\u0159 v r\u00e1mci skarta\u010dn\u00edho \u0159\u00edzen\u00ed ze spisu vybrat pouze n\u011bkter\u00e9 dokumenty k p\u0159ed\u00e1n\u00ed nebo lze v\u017edy p\u0159ed\u00e1vat pouze cel\u00fd spis? NA:<\/em> Ano, m\u016f\u017ee vybrat jen n\u011bkter\u00e9 dokumenty. V\u00fdstup ze spisov\u00e9 slu\u017eby v\u0161ak bude stejn\u00fd (cel\u00fd spis) – komponenty vyma\u017ee archivn\u00ed port\u00e1l po validaci. https:\/\/www.nacr.cz\/verejnost\/2-predarchivni-pece\/verejnopravni-puvodci\/informacni-list\/castka-5-2019#c23-2019<\/em><\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den, pokud se v rozhodnut\u00ed archivu vyskytuje vyj\u00e1d\u0159en\u00ed ke spisu i k dokument\u016fm ve spisu zvl\u00e1\u0161\u0165, znamen\u00e1 to, \u017ee lze vybrat k p\u0159ed\u00e1n\u00ed pouze podmno\u017einu dokument\u016f? V takov\u00e9m p\u0159\u00edpad\u011b se u p\u0159ed\u00e1n\u00ed o\u010dek\u00e1v\u00e1 SIP spisu, kter\u00fd nebude obsahovat v\u0161echny dokumenty? Ne, p\u0159ed\u00e1v\u00e1 se jako SIP cel\u00e1 p\u016fvodn\u00ed entita (i s komponentami – ty si odstran\u00ed p\u0159\u00edjem n\u00e1rodn\u00edho archivn\u00edho port\u00e1lu. Viz Informa\u010dn\u00ed list N\u00e1rodn\u00edho archivu, bod 23\/2019 NA:<\/em> (https:\/\/www.nacr.cz\/verejnost\/2-predarchivni-pece\/verejnopravni-puvodci\/informacni-list\/castka-5-2019#c23-2019<\/a> )  <\/td><\/tr>
Bylo by mo\u017en\u00e9 v r\u00e1mci protokolu chyb (eV\u00fdb\u011br, eP\u0159ej\u00edmka) uv\u00e1d\u011bt v t\u011bch p\u0159\u00edpadech, kdy chyba odkazuje na entititu dokumentu, spisu \u010di d\u00edlu pomoc\u00ed hodnoty „Identifikator“ doplnit i hodnotou „EvidencniCislo“ t\u00e9to entity? Pop\u0159\u00edpad\u011b v\u017edy do seznamu chyb dotahovat k p\u0159\u00edslu\u0161n\u00e9mu SIP hodnoty Identifikator, EvidencniCislo prim\u00e1rn\u00ed entity? Pracovn\u00edk spisovny se st\u00e1le ne\u010dast\u011bji zorientuje p\u0159i hled\u00e1n\u00ed chyb podle z\u00e1kladn\u00ed jemu bli\u017e\u0161\u00ed identifikace entity, tedy \u010d.j. nebo s.z.. NA: Zv\u00e1\u017e\u00edme tuto mo\u017enost.<\/em><\/td><\/tr>
<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

3. Form\u00e1ty<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Sta\u010d\u00ed u digit\u00e1ln\u00edho dokumentu navr\u017een\u00e9ho do elektronick\u00e9ho skarta\u010dn\u00edho \u0159\u00edzen\u00ed alespo\u0148 jedna komponenta ve v\u00fdstupn\u00edm form\u00e1tu? Pokud tedy by to byl ten p\u0159\u00edklad s pr\u016fvodn\u00edm dopisem, tak SIP neprojde? NA:<\/em> Pro navr\u017een\u00ed dokumentu do skarta\u010dn\u00edho \u0159\u00edzen\u00ed a pro proveden\u00ed v\u00fdb\u011bru nemus\u00ed b\u00fdt jeho komponenty ve v\u00fdstupn\u00edm datov\u00e9m form\u00e1tu.<\/em> Pro p\u0159ed\u00e1n\u00ed digit\u00e1ln\u00edch dokument\u016f k trval\u00e9mu ulo\u017een\u00ed do archivu, tzn. po jejich vybr\u00e1n\u00ed za archiv\u00e1lie, mus\u00ed b\u00fdt ka\u017ed\u00e1 jeho komponenta v alespo\u0148 jedn\u00e9 sv\u00e9 verzi ve form\u00e1tu odpov\u00eddaj\u00edc\u00edm Form\u00e1tov\u00fdm pravidl\u016fm NA.<\/em><\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den, ZFO soubor mus\u00ed b\u00fdt ve v\u00fdstupn\u00edm form\u00e1tu, tedy vlastnosti input jsou nep\u0159ijateln\u00e9. Dodavatel spisov\u00e9 slu\u017eby po n\u00e1s chce, aby jsme ZFO vytiskli, naskenovali, p\u0159evedli do PDF a podepsali – podle m\u011b nep\u0159ijateln\u00e9 a nekomfortn\u00ed.
Ano, kontejnery typu ZFO, ZIP, EML(MSG). ZFO je i jedinou komponentou u p\u0159eposlan\u00e9 DZ. Po vyt\u011b\u017een\u00ed kontejneru se tedy v r\u00e1mci SIP uv\u00e1d\u00ed: Origin\u00e1l – kontejner Origin\u00e1l ve v\u00fdstupn\u00edm form\u00e1tu – vyt\u011b\u017een\u00fd obsah kontejneru ve v\u00fdstupn\u00edm form\u00e1tu Koncept – vyt\u011b\u017een\u00fd obsah kontejneru v p\u016fvodn\u00edm (nev\u00fdstupn\u00edm form\u00e1tu) NA:<\/em> Kontejner je t\u0159eba rozebrat. V\u00fdjime\u010dn\u00fd je asi eml\/msg, kde ale potom stejn\u011b mus\u00ed doj\u00edt k rozebr\u00e1n\u00ed a samostatn\u00e9mu p\u0159evodu. Zv\u00e1\u017e\u00edme dopln\u011bn\u00ed v\u00fdkladu do Informa\u010dn\u00edho listu<\/em>.<\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den, je nutn\u00e9 u digit\u00e1ln\u00edch dokument\u016f navr\u017een\u00fdch do elektronick\u00e9ho skarta\u010dn\u00edho \u0159\u00edzen\u00ed, aby byly dokumenty p\u0159evedeny do v\u00fdstupn\u00edho form\u00e1tu nebo posta\u010d\u00ed, \u017ee budou p\u0159evedeny a\u017e dokumenty vybran\u00e9 za archiv\u00e1lie? NA:<\/em> Srv. odpov\u011b\u010f v\u00fd\u0161e \u2013 Pro validaci v port\u00e1le sta\u010d\u00ed p\u0159evod a\u017e digit\u00e1ln\u00edch dokument\u016f vybran\u00fdch za archiv\u00e1lii. Av\u0161ak p\u016fvodce by m\u011bl ve vlastn\u00edm z\u00e1jmu dokumenty do v\u00fdstupn\u00edch datov\u00fdch form\u00e1t\u016f p\u0159ev\u00e1d\u011bt ji\u017e p\u0159i ukl\u00e1d\u00e1n\u00ed do spisovny.<\/em><\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den,  velmi se n\u00e1m \u010dasto hl\u00e1s\u00ed p\u0159i konverzi souboru do PDF –  tato chyba : konverze do souboru do PDF se nezda\u0159ila-platnost operace vypr\u0161ela. NA:<\/em> Pravd\u011bpodobn\u011b se jedn\u00e1 o probl\u00e9m konkr\u00e9tn\u00edho nastaven\u00ed eSSL, kontaktujte, pros\u00edm, sv\u00e9ho dodavatele spisov\u00e9 slu\u017eby.<\/em><\/td><\/tr>
Nechcete prosadit, aby datovou zpr\u00e1vou \u0161ly poslat pouze v\u00fdstupn\u00ed datov\u00e9 form\u00e1ty? NA: Nen\u00ed to zcela v moci NA, znamenalo by to v\u00fdznamnou harmonizaci p\u0159edpis\u016f B) ZFO nen\u00ed vhodn\u00fdm form\u00e1tem pro za\u0159azen\u00ed mezi  v\u00fdstupn\u00ed datov\u00e9 form\u00e1ty, nebo\u0165 je propriet\u00e1rn\u00edm datov\u00fdm form\u00e1tem, nen\u00ed dostupn\u00e1 jeho dokumentace, nelze neomezen\u011b prov\u00e1d\u011bt jeho hromadn\u00e9 p\u0159evody a vyt\u011b\u017een\u00ed; po jeho vyt\u011b\u017een\u00ed je pravd\u011bpodobn\u00e9, \u017ee bude nutn\u00e9 z\u00edskan\u00e9 komponenty d\u00e1le zpracov\u00e1vat a bez lidsk\u00e9 kontroly m\u016f\u017ee doj\u00edt ke ztr\u00e1t\u011b dat .  <\/em><\/td><\/tr>
M\u00e1me za sebou prvn\u00ed elektronickou skartaci. V\u0161e prob\u011bhlo, jak m\u011blo. Nyn\u00ed v\u0161ak m\u00e1me i dokumenty, kter\u00e9 maj\u00ed naskenovan\u00e9 p\u0159\u00edlohy ve form\u00e1tu pdf, ale ne  ve form\u00e1tu pdf\/A. Je to probl\u00e9m? Mus\u00ed p\u0159\u00edlohy z pdf do pdf\/A p\u0159ev\u00e9st p\u016fvodce \u010di poskytovatel aplikace, kter\u00fd tuto mo\u017enost v aplikaci v po\u010d\u00e1tku  ne\u0159e\u0161il? NA:<\/em> Pokud se jedn\u00e1 o dokumenty ozna\u010den\u00e9 jako analogov\u00e9, pak nikoliv. Pokud se jedn\u00e1 o digit\u00e1ln\u00ed dokumenty, mus\u00ed b\u00fdt p\u0159evedeny, zodpov\u011bdn\u00fd by m\u011bl b\u00fdt dodavatel, nebo\u0165 p\u017eadavek plyne z NSESSS.<\/em><\/td><\/tr>
<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

4. spisov\u00e1 slu\u017eba<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Dobr\u00fd den, narazili jsme s kolegy na problematiku skartace (fyzick\u00e9) slu\u017eebn\u00edch pr\u016fkaz\u016f. M\u016f\u017eete n\u00e1m pros\u00edm poradit, jak nastavit ve skarta\u010dn\u00edm pl\u00e1nu lh\u016ftu pro skartaci slu\u017eebn\u00edho pr\u016fkazu (domn\u00edv\u00e1me se, \u017ee by se m\u011blo jednat o S1, tedy skarta\u010dn\u00ed znak S, lh\u016fta 1 rok). Elektronick\u00e1 skartace se pravd\u011bpodobn\u011b t\u011bchto pr\u016fkaz\u016f net\u00fdk\u00e1. Pros\u00edm o p\u0159\u00edpadn\u00fd odkaz na metodiku, p\u0159\u00edpadn\u011b osobu kontaktn\u00ed pro \u00fa\u010dely \u0159e\u0161en\u00ed tohoto probl\u00e9mu. NA:<\/em> Lze konstatovat, \u017ee skarta\u010dn\u00ed lh\u016fta je v kompetenci p\u016fvodce, nen\u00ed p\u0159edeps\u00e1na \u017e\u00e1dn\u00fdm pr\u00e1vn\u00edm p\u0159edpisem, je v\u0161ak nutn\u00e9 db\u00e1t na ochranu osobn\u00edch \u00fadaj\u016f (GDPR). Shrnuto: lze pou\u017e\u00edt V\u00e1mi uv\u00e1d\u011bnou skarta\u010dn\u00ed lh\u016ftu 1 rok nebo i 0 let (S\/0). Jist\u00fd probl\u00e9m jsou pr\u016fkazy, kter\u00e9 maj\u00ed charakter rozhodnut\u00ed (\u0159idi\u010dsk\u00fd pr\u016fkaz), ale to asi nebude V\u00e1\u0161 p\u0159\u00edpad<\/em>.  <\/td><\/tr>
Dobr\u00fd den, jak moc budou u skartace problematick\u00e9 dokumenty bez p\u0159i\u0159azen\u00e9ho \u010d\u00edsla jednac\u00edho? Bohu\u017eel takov\u00fdch dokument\u016f m\u00e1me hlavn\u011b z minulosti zna\u010dn\u00e9 mno\u017estv\u00ed. V dne\u0161n\u00edch dnech jsou to pak dokumenty neevidovan\u00e9, kter\u00fdm nemus\u00ed b\u00fdt dle S\u0158 p\u0159i\u0159azeno \u010d\u00edslo jednac\u00ed, nemus\u00ed b\u00fdt evidov\u00e1ny ve spisov\u00e9 slu\u017eb\u011b, ale do spisovky se stejn\u011b nej\u010dast\u011bji sta\u017een\u00edm z DS dostanou. NA:<\/em> https:\/\/www.nacr.cz\/verejnost\/2-predarchivni-pece\/verejnopravni-puvodci\/informacni-list\/castka-1-2018#c6-2018<\/a> Bez n\u011bjak\u00e9ho \u00fadaje pro eviden\u010dn\u00ed \u010d\u00edslo nelze SIP sestavit, je tedy ot\u00e1zka, zda eSSL umo\u017en\u00ed tvorbu takov\u00fdch SIP. Pokud eSSL umo\u017enila takovou evidenci dokument\u016f, jist\u011b vy\u0159e\u0161\u00ed i eviden\u010dn\u00ed ozna\u010den\u00ed.<\/em><\/td><\/tr>
Jak \u0159e\u0161it skartaci dokument\u016f OSPOD, kter\u00e9 jsou ulo\u017eeny mimo spisovou slu\u017ebu, nebyly v n\u00ed evidov\u00e1ny a do skarta\u010dn\u00edho \u0159\u00edzen\u00ed se dost\u00e1vaj\u00ed a\u017e po dovr\u0161en\u00ed zletilosti d\u00edt\u011bte. Dokumenty nikdy v SSL nebyly a nebudou, ale skartaci \u0159e\u0161it mus\u00edme.   NA:<\/em> Bu\u010f m\u016f\u017eete agendu zaevidovat dodate\u010dn\u011b, pouze do elektronick\u00e9 spisovny a odtud pak bude provedeno elektronick\u00e9 skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed, p\u0159\u00edp. budou vy\u0159azeny v r\u00e1mci klasick\u00e9ho analogov\u00e9ho skarta\u010dn\u00edho \u0159\u00edzen\u00ed. Rok zletilosti d\u00edt\u011bte bude spou\u0161t\u011bc\u00ed ud\u00e1lost\u00ed skarta\u010dn\u00edho re\u017eimu.<\/em><\/td><\/tr>
<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

5. spisov\u00e1 slu\u017eba a konverze dokument\u016f<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Kdy\u017e skenujeme dokumenty podle paragrafu 69a, m\u00e1me pak zm\u011bnit typ dokumentu za elektronick\u00fd? M\u016f\u017eeme analogov\u00fd origin\u00e1l „zahodit“? NA:<\/em> Pokud jde  o p\u0159evod (s dolo\u017ekou, ne prost\u00e9 skenov\u00e1n\u00ed) cel\u00e9ho dokumentu v\u010d. p\u0159\u00edloh tak z pohledu v\u00fdkonu spisov\u00e9 slu\u017eby ano – viz novelizovan\u00e1 vyhl\u00e1\u0161ka \u010d. 259\/2012 Sb.  \u00a7 6 odst. 2 a 3 a zm\u011bnit typ dokumentu z analogov\u00e9ho na elektronick\u00fd viz d\u00e1le informace v https:\/\/www.nacr.cz\/verejnost\/2-predarchivni-pece\/verejnopravni-puvodci\/informacni-list\/castka-10-2022#c.1-10-2022<\/em><\/td><\/tr>
Nutno skenovat i ob\u00e1lku? NA:<\/em> Skenovat ne, ale pokud jde o p\u0159evod dle \u00a7 69 a  s dolo\u017ekou, pak ano, pokud je povinnost jej\u00edho uchov\u00e1v\u00e1n\u00ed s dokumentem, pak ano – srv. vyhl\u00e1\u0161ku \u010d. 259\/2012 Sb. po novele<\/em><\/td><\/tr>
<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

6. valid\u00e1tor<\/strong> SIP<\/strong><\/p>\n\n\n\n

N\u011bkte\u0159\u00ed p\u016fvodci si st\u011b\u017euj\u00ed na p\u0159\u00edli\u0161 \u010dast\u00e9 zm\u011bny verz\u00ed valid\u00e1toru, v\u010detn\u011b jednoho z nejv\u011bt\u0161\u00edch p\u016fvodc\u016f v J\u010dK. Dotazuj\u00ed se, zda by bylo mo\u017en\u00e9 jeho podobu fixovat na del\u0161\u00ed dobu tak, aby jim validace SIP\u016f nep\u016fsobila probl\u00e9my.   NA:<\/em> C\u00edlem je m\u00edt valid\u00e1tor beze zm\u011bn, bohu\u017eel st\u00e1le prob\u00edh\u00e1 jeho zp\u0159es\u0148ov\u00e1n\u00ed, \u010dasto na \u017e\u00e1dost dodavatel\u016f spisov\u00fdch slu\u017eeb. Krom\u011b zaveden\u00ed kontrol form\u00e1t\u016f komponent u digit\u00e1ln\u00edch dokument\u016f jsou zm\u011bny zm\u00edrn\u011bn\u00edm kontrol, p\u0159\u00edp. p\u0159id\u00e1n\u00ed mo\u017en\u00e9 varianty tvorby SIPu.  Obecn\u011b u jak\u00e9hokoliv elektronick\u00e9ho syst\u00e9mu nelze o\u010dek\u00e1vat jeho nem\u011bnnost.<\/em><\/td><\/tr>
Lze vytvo\u0159it validn\u00ed SIP bal\u00ed\u010dek bez komponent u dokument\u016f, kter\u00e9 jsou digit\u00e1ln\u00ed (analogov\u00e9=ne)? (pro \u00fa\u010dely eV\u00fdb\u011bru). NA:<\/em> V tuto chv\u00edli ne. Uv\u00edt\u00e1me konkr\u00e9tn\u00ed p\u0159\u00edklady, kdy toto m\u016f\u017ee nastat.<\/em><\/td><\/tr>
Nedostatky ve validaci SIP se \u010dasto vyskytnou a\u017e p\u0159i do\u017e\u00e1d\u00e1n\u00ed a nebo p\u0159i p\u0159ed\u00e1n\u00ed archiv\u00e1li\u00ed (p\u0159i kontrole pln\u00fdch SIP v\u010detn\u011b komponent). N\u00e1sledn\u011b se zji\u0161\u0165uje, \u017ee dokumenty nejsou k dispozici, p\u0159\u00edpadn\u011b neexistuj\u00ed p\u0159\u00edslu\u0161n\u00e9 p\u0159\u00edlohy\/komponenty, soubory jsou po\u0161kozen\u00e9, nelze je otev\u0159\u00edt apod. NA:To je probl\u00e9m eSSL, pokud uchov\u00e1v\u00e1 komponenty tak, \u017ee je ztrat\u00ed, nebo jsou po\u0161kozen\u00e9. P\u0159i zji\u0161t\u011bn\u00ed, \u017ee komponenty jsou nen\u00e1vratn\u011b po\u0161kozen\u00e9, se jedn\u00e1 o ztr\u00e1tu dokumentu a je t\u0159eba ji \u0159e\u0161it podle \u00a7 3 odst. 5 AZ. <\/em><\/td><\/tr>
Jak\u00e9 komponenty mus\u00ed b\u00fdt v sip bal\u00ed\u010dku pro p\u0159ed\u00e1n\u00ed, jestli\u017ee byly komponenty p\u0159evedeny po odesl\u00e1n\u00ed sip\u016f pro skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed? Aby byl sip bal\u00ed\u010dek p\u0159ijat, jestli\u017ee budou m\u00edt p\u0159eveden\u00e9 komponenty jin\u00e9 identifik\u00e1tory. NA:<\/em> P\u0159eveden\u00e1 komponenta je novou verz\u00ed komponenty, tud\u00ed\u017e je v po\u0159\u00e1dku, \u017ee m\u00e1 jin\u00fd identifik\u00e1tor. V bal\u00ed\u010dku v\u0161ak mus\u00ed z\u016fstat i p\u016fvodn\u00ed komponenta, kter\u00e1 byla navr\u017eena k v\u00fdb\u011bru.<\/em><\/td><\/tr>
Pokud se prov\u00e1d\u00ed kontrola SIP na ve\u0159ejn\u00e9 \u010d\u00e1sti webu archivu , mohu zapnout variantu neukon\u010dit pro prvn\u00ed chyb\u011b. Lze tuto variantu zapnout i p\u0159i p\u0159ej\u00edmce SIPu v port\u00e1le. NA:<\/em> D\u011bkujeme za n\u00e1vrh, pokus\u00edme se umo\u017enit.<\/em><\/td><\/tr>
<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
...zp\u011bt na webin\u00e1\u0159…<\/a><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

aktualizov\u00e1no 30. 5. 2022<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"digit\u00e1ln\u00ed archivy | elektronick\u00e9 skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed | form\u00e1ty | spisov\u00e1 slu\u017eba | spisov\u00e1 slu\u017eba a konverze dokument\u016f | valid\u00e1tor SIP …zp\u011bt na webin\u00e1\u0159… digit\u00e1ln\u00ed archivy Existuje n\u011bjak\u00fd dostupn\u00fd seznam technick\u00fdch po\u017eadavk\u016f na syst\u00e9m elektronick\u00e9ho skarta\u010dn\u00edho \u0159\u00edzen\u00ed pro z\u00e1jemce o akreditovan\u00fd digit\u00e1ln\u00ed archiv? NA: Ot\u00e1zka bude \u0159e\u0161ena mimo webin\u00e1\u0159, obecn\u011b po\u017eadavky na skarta\u010dn\u00ed \u0159\u00edzen\u00ed nejsou – […]","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"page-templates\/page-container.php","meta":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/portal.nacr.cz\/cro\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/762"}],"collection":[{"href":"https:\/\/portal.nacr.cz\/cro\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/portal.nacr.cz\/cro\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/portal.nacr.cz\/cro\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/portal.nacr.cz\/cro\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=762"}],"version-history":[{"count":9,"href":"https:\/\/portal.nacr.cz\/cro\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/762\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":775,"href":"https:\/\/portal.nacr.cz\/cro\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/762\/revisions\/775"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/portal.nacr.cz\/cro\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=762"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}