O národním archivním portálu

Aby bylo možné spravovat digitální archiválie a na jednom místě prezentovat některé údaje o českém archivnictví, byl do zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, doplněn § 18b, který pojednává o „portálech pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě“, kterými musí disponovat každý digitální archiv. K čemu vlastně portál je? Hlavním smyslem je poskytnout jednotné a bezpečné rozhraní k vlastnímu digitálnímu archivu. Jde tedy o funkční nadstavbu dlouhodobého úložiště digitálních archiválií, bez které není možná jeho plnohodnotná funkce.

Rozhraním k národnímu digitálnímu archivu je „národní portál“, což je zákonem zavedená legislativní zkratka pro „portál pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož správcem je Národní archiv.“ Z důvodu vyloučení záměny s jinými „národními portály“ je v praxi nazýván národním archivním portálem. Jeho úkoly jsou následující (§ 18b odst. 4):

a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat,
b) vedení a zpřístupňování evidence Národního archivního dědictví,
c) příjem metadat popisů původců,
d) příjem metadat popisů archivů a kulturně vědeckých institucí,
e) příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě,
f) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.

Z výše uvedeného plyne, že jen část úkolů národního portálu je vázaná na dlouhodobé ukládání digitálních archiválií. Neméně podstatnou složku tvoří podpora jednotné (celorepublikové) prezentace archivního popisu – archivních souborů,  archivních pomůcek, původců a vlastních archivů. Poslední bod, vnímaný kontroverzně, rozhodně neznamená, že národní portál, resp. Národní archiv bude spravovat a zajišťovat zpřístupnění digitalizátů ze všech archivů – takový přístup je v dnešní době zastaralý, moderní řešení spočívají ve zprostředkování odkazů na zdroje (viz např. evropská digitální knihovna www.europeana.eu). Tímto směrem ve zpřístupňování digitálních archiválií půjde i národní archivní portál.

Národní archivní portál obsahuje v současné době následující hlavní funkční celky:

1) Centrální rozhraní, přístupné i veřejnosti (bez přihlášení) s možností vyhledávání v datech PEvA, datech archivních pomůcek dodaných archivy, v přehledu původců (vazba na INTERPI a CAM), v rejstřících (z archivních pomůcek) a v přehledu archivů.

2) eVýběr a ePředání digitálních archiválií.

3) Výběr digitálních archiválií z dokumentů mimo elektronické systémy spisové služby (výběr mimo skartační řízení) a jejich uložení do digitálního archivu.

4) Badatelská evidence (vytvoření badatelského listu pro příslušný archiv).

5) Příprava a výdej digitálních a digitalizovaných archiválií (schvalování nahlížení, anonymizace).

Národní archivní portál dále zahrnuje administrátorskou část, kde je zaznamenávána práce s portálem, jsou k dispozici nástroje pro správu uživatelů a jejich práv, pro vytváření jazykových verzí a změny textů, publikační systém pro správu úvodní stránky.

Hlavními zdroji dat pro národní archivní portál jsou

1) program PEvA/ PEvA II (export evidence jednoho nebo více archivních souborů),

2) systémy pro zpracování archiválií v jednotlivých archivech (archivní pomůcky ve standardech ApeEAD a SUZAP),

3) popis archivů vytvořený v speciální aplikaci

4) infrastruktura INTERPI (popis původců)

5) Centrální archivní modul (CAM)

6) elektronické systémy spisové služby (data ve tvaru dle příloh národního standardu pro elektornické systémy spisové služby – spisové plány, SIP pro předávání do archivu, seznam za archiválie vybraných dokumentů).