Webinář elektronické skartační řízení v prostředí Národního archivního portálu – OTÁZKY A ODPOVĚDI

Webinář elektronické skartační řízení v prostředí Národního archivního portálu - OTÁZKY A ODPOVĚDI

...zpět na webinář…

digitální archivy

Existuje nějaký dostupný seznam technických požadavků na systém elektronického skartačního řízení pro zájemce o akreditovaný digitální archiv? NA: Otázka bude řešena mimo webinář, obecně požadavky na skartační řízení nejsou – viz zákon. Skartační řízení není přímo součástí digitálního archivu.

Je možno zřídit přístup do testovací verze národního archivního portálu i pro subjekt, který není původcem dokumentů, především pro dodavatele spisové služby. Pokud ano, jak postupovat? NA: Ano, takový subjekt zašle na helpnda@nacr.cz stejné údaje jako původce a původcem bude pak zmíněný subjekt. Musí mít „protistranu“ – archiváře z nějakého archivu (po domluvě).

Dobrý den, pokud bude archiválie digitální dokument uložena v digitálním Národním archivu. Jak se postupuje, když tuto archiválii budeme potřebovat předložit pro případnou kontrolu nadřízeným kontrolním orgánem? NA: V tuto chvíli napíšete na helpdesk helpnda@nacr.cz, integrované řešení je v přípravě.

Dobrý den, chci se zeptat, jakým způsobem mohou archiváři přistupovat k předaným elektronickým dokumentům? NA: V tuto chvíli napíšete na helpdesk helpnda@nacr.cz, integrované řešení je v přípravě.

2. elektronické skartační řízení

Pokud by to šlo, prosíme o ukázku nebo vysvětlení, jak správně připravit nahrávání v případě, že počet dokumentů je velký (5000, 10000 či více). Stalo se nám, že v případě, že jsme měli větší počet (cca 8000) a dle rady jsme je zaZIPovali, tak po načtení do archivního portálu se zobrazily jen 2/3 dokumentů ze ZIPu, kde SIPy prokazatelně jsou. NA: Toto by nemělo nastávat, nemělo by vytvářet problém. V tomto konkrétním dotazu pak tazatel požádán o kontakt a sdělení příslušného řízení k individuální konzultaci.

Asi nebylo zmíněno, kdy pošle původce skartační návrh včetně seznamů příslušnému archivu ideálně datovou schránkou. + Dobrý den, nepochopila jsem, co mám dělat s vygenerovaným souborem Seznam k provedení výběru archiválií. Prosím o informaci. NA: Původce zasílá skartační návrh včetně portálem vygenerovaného seznamu archivu do datové schránky, jakmile ukončí přípravu skartačního návrhu v portále. Do takového řízení již nelze přidávat žádné další nové balíčky navíc.

Dobrý den, setkali jsme se v rámci zpracování a posuzování se stavem, kdy nám bylo vráceno XML, které ale obsahovalo rozdílné výsledky pro dokumenty a balík, ve kterém byly. Balíky byly označeny stavy vybrat za archiválii, zničit a neurčeno, přičemž třeba v balíku část dokumentů byla označena těmito stavy v různé kombinaci. Je to tak správně? Musí si s tím nějak poradit náš SW pro zpracování skartačního řízení nebo mohl pochybit archivář, který zpracovával návrh? NA: Balík není entita, která se zpracovává – touto je dokument zařazený přímo ve věcné skupině, spis nebo díl typového spisu, popř. pevnými křížovými odkazy propojené entity (= 1 SIP). V rámci SIP je možné vybrat k archivaci jen něco. Je to na rozhodnutí archiváře, „A“, „S“ a „V“ jsou doporučeními od původce. Archivář pochybit nemohl, může se jednat o nesoulad mezi exporty z eSSL a portálu, máme podezření na „volné“ křížové odkazy, kdy takto propojené entity nejsou součástí jednoho společného SIP balíčku.

Dobrý den, je nutné mít v eSSL účetní doklady (výdajové pokladní doklady, objednávky, faktury, schvalovačky apod.), pokud je zpracováváme v samostatné evidenci? Bohužel tato účetní samostatná evidence neumožňuje skartaci (neodpovídá požadavkům na eSSL) a druhý problém je, že účetní samostatná evidence není napojena na stávající eSSL. – NA: Nutné to v eSSL není, ale pokud je v samostatné evidenci „evidence“ nebo jsou tam přímo dokumenty, mělo by skartační řízení být součástí takového systému. Obdobný problém je častý, zatím jiné řešení než propojení nebo doplnění o požadované funkcionality není.

Dobrý den, neuvažujete (pokud ne, tak proč) o zjednodušení celého procesu eSŘ tak, aby vám původce pro výběr povinně předal SIP balíčky pro výběr archiválií včetně komponent, aby archivář z těchto dat mohl rovnou vybrat archiválie a původci nazpět předal informaci o ULOŽENÍ archiválií?“
NA: Obecně lze říci, že jsou tam nutné dvě podmínky a) webové služby pro komunikaci eSSL x NDA, b) úprava schématu tak, aby bylo možné použít ho přímo a neoddělovat skartační řízení a předání.
Dovolím si nesouhlasit v tom, že existence webové služby pro komunikaci eSSL x NDA je nutnou podmínkou tohoto zjednodušení (i s ohledem na to, že nelze vůbec říci, kdy a zda vůbec bude k dispozici). Předávání SIPů do NA a nazpět XML odpovědi původci může přeci proběhnout současným způsobem a přitom je možné rovnou po předání SIPů s komponentami provést na straně NA jak rozhodnutí o výběru archiválií tak i jejich trvalé uložení do archívu. Původce by pak dostal jednu XML odpověď archívu a z 5-ti krokového eSŘ (export SIP – import rozhodnutí – export archiválií – import informace o uložení – zničení) by se stalo 3 krokové (export SIP – import rozhodnutí – zničení). Stačilo by tedy upravit schémata. Prosím zvažte tuto možnost. NA: NA by zjednodušení v každém případě rovněž přivítal.

Co se týče elektronické skartace: stává se často, že původci řeší v tomto roce skartaci dokumentů, které měly být skartovány již například v roce 2015? Tedy můj dotaz zní, zda jsou původci „pečliví“ a skutečně provádějí skartaci pravidelně, nebo na to spíše „kašlou“ a pak provedou skartaci za několik let najednou? NA: Setkáváme se s oběma variantami, ale spíše platí druhá možnost (i u papírových dokumentů), ale často to není na škodu – agenda je pohromadě za více let.

Dobrý den. Může archivář v rámci skartačního řízení ze spisu vybrat pouze některé dokumenty k předání nebo lze vždy předávat pouze celý spis? NA: Ano, může vybrat jen některé dokumenty. Výstup ze spisové služby však bude stejný (celý spis) – komponenty vymaže archivní portál po validaci. https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list/castka-5-2019#c23-2019

Dobrý den, pokud se v rozhodnutí archivu vyskytuje vyjádření ke spisu i k dokumentům ve spisu zvlášť, znamená to, že lze vybrat k předání pouze podmnožinu dokumentů? V takovém případě se u předání očekává SIP spisu, který nebude obsahovat všechny dokumenty? Ne, předává se jako SIP celá původní entita (i s komponentami – ty si odstraní příjem národního archivního portálu. Viz Informační list Národního archivu, bod 23/2019 NA: (https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list/castka-5-2019#c23-2019 )

Bylo by možné v rámci protokolu chyb (eVýběr, ePřejímka) uvádět v těch případech, kdy chyba odkazuje na entititu dokumentu, spisu či dílu pomocí hodnoty „Identifikator“ doplnit i hodnotou „EvidencniCislo“ této entity? Popřípadě vždy do seznamu chyb dotahovat k příslušnému SIP hodnoty Identifikator, EvidencniCislo primární entity? Pracovník spisovny se stále nečastěji zorientuje při hledání chyb podle základní jemu bližší identifikace entity, tedy č.j. nebo s.z.. NA: Zvážíme tuto možnost.

3. Formáty

Stačí u digitálního dokumentu navrženého do elektronického skartačního řízení alespoň jedna komponenta ve výstupním formátu? Pokud tedy by to byl ten příklad s průvodním dopisem, tak SIP neprojde? NA: Pro navržení dokumentu do skartačního řízení a pro provedení výběru nemusí být jeho komponenty ve výstupním datovém formátu. Pro předání digitálních dokumentů k trvalému uložení do archivu, tzn. po jejich vybrání za archiválie, musí být každá jeho komponenta v alespoň jedné své verzi ve formátu odpovídajícím Formátovým pravidlům NA.

Dobrý den, ZFO soubor musí být ve výstupním formátu, tedy vlastnosti input jsou nepřijatelné. Dodavatel spisové služby po nás chce, aby jsme ZFO vytiskli, naskenovali, převedli do PDF a podepsali – podle mě nepřijatelné a nekomfortní.
Ano, kontejnery typu ZFO, ZIP, EML(MSG). ZFO je i jedinou komponentou u přeposlané DZ. Po vytěžení kontejneru se tedy v rámci SIP uvádí: Originál – kontejner Originál ve výstupním formátu – vytěžený obsah kontejneru ve výstupním formátu Koncept – vytěžený obsah kontejneru v původním (nevýstupním formátu) NA: Kontejner je třeba rozebrat. Výjimečný je asi eml/msg, kde ale potom stejně musí dojít k rozebrání a samostatnému převodu. Zvážíme doplnění výkladu do Informačního listu.

Dobrý den, je nutné u digitálních dokumentů navržených do elektronického skartačního řízení, aby byly dokumenty převedeny do výstupního formátu nebo postačí, že budou převedeny až dokumenty vybrané za archiválie? NA: Srv. odpověď výše – Pro validaci v portále stačí převod až digitálních dokumentů vybraných za archiválii. Avšak původce by měl ve vlastním zájmu dokumenty do výstupních datových formátů převádět již při ukládání do spisovny.

Dobrý den, velmi se nám často hlásí při konverzi souboru do PDF – tato chyba : konverze do souboru do PDF se nezdařila-platnost operace vypršela. NA: Pravděpodobně se jedná o problém konkrétního nastavení eSSL, kontaktujte, prosím, svého dodavatele spisové služby.

Nechcete prosadit, aby datovou zprávou šly poslat pouze výstupní datové formáty? NA: Není to zcela v moci NA, znamenalo by to významnou harmonizaci předpisů B) ZFO není vhodným formátem pro zařazení mezi výstupní datové formáty, neboť je proprietárním datovým formátem, není dostupná jeho dokumentace, nelze neomezeně provádět jeho hromadné převody a vytěžení; po jeho vytěžení je pravděpodobné, že bude nutné získané komponenty dále zpracovávat a bez lidské kontroly může dojít ke ztrátě dat .

Máme za sebou první elektronickou skartaci. Vše proběhlo, jak mělo. Nyní však máme i dokumenty, které mají naskenované přílohy ve formátu pdf, ale ne ve formátu pdf/A. Je to problém? Musí přílohy z pdf do pdf/A převést původce či poskytovatel aplikace, který tuto možnost v aplikaci v počátku neřešil? NA: Pokud se jedná o dokumenty označené jako analogové, pak nikoliv. Pokud se jedná o digitální dokumenty, musí být převedeny, zodpovědný by měl být dodavatel, neboť pžadavek plyne z NSESSS.

4. spisová služba

Dobrý den, narazili jsme s kolegy na problematiku skartace (fyzické) služebních průkazů. Můžete nám prosím poradit, jak nastavit ve skartačním plánu lhůtu pro skartaci služebního průkazu (domníváme se, že by se mělo jednat o S1, tedy skartační znak S, lhůta 1 rok). Elektronická skartace se pravděpodobně těchto průkazů netýká. Prosím o případný odkaz na metodiku, případně osobu kontaktní pro účely řešení tohoto problému. NA: Lze konstatovat, že skartační lhůta je v kompetenci původce, není předepsána žádným právním předpisem, je však nutné dbát na ochranu osobních údajů (GDPR). Shrnuto: lze použít Vámi uváděnou skartační lhůtu 1 rok nebo i 0 let (S/0). Jistý problém jsou průkazy, které mají charakter rozhodnutí (řidičský průkaz), ale to asi nebude Váš případ.

Dobrý den, jak moc budou u skartace problematické dokumenty bez přiřazeného čísla jednacího? Bohužel takových dokumentů máme hlavně z minulosti značné množství. V dnešních dnech jsou to pak dokumenty neevidované, kterým nemusí být dle SŘ přiřazeno číslo jednací, nemusí být evidovány ve spisové službě, ale do spisovky se stejně nejčastěji stažením z DS dostanou. NA: https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list/castka-1-2018#c6-2018 Bez nějakého údaje pro evidenční číslo nelze SIP sestavit, je tedy otázka, zda eSSL umožní tvorbu takových SIP. Pokud eSSL umožnila takovou evidenci dokumentů, jistě vyřeší i evidenční označení.

Jak řešit skartaci dokumentů OSPOD, které jsou uloženy mimo spisovou službu, nebyly v ní evidovány a do skartačního řízení se dostávají až po dovršení zletilosti dítěte. Dokumenty nikdy v SSL nebyly a nebudou, ale skartaci řešit musíme. NA: Buď můžete agendu zaevidovat dodatečně, pouze do elektronické spisovny a odtud pak bude provedeno elektronické skartační řízení, příp. budou vyřazeny v rámci klasického analogového skartačního řízení. Rok zletilosti dítěte bude spouštěcí událostí skartačního režimu.

5. spisová služba a konverze dokumentů

Když skenujeme dokumenty podle paragrafu 69a, máme pak změnit typ dokumentu za elektronický? Můžeme analogový originál „zahodit“? NA: Pokud jde o převod (s doložkou, ne prosté skenování) celého dokumentu vč. příloh tak z pohledu výkonu spisové služby ano – viz novelizovaná vyhláška č. 259/2012 Sb. § 6 odst. 2 a 3 a změnit typ dokumentu z analogového na elektronický viz dále informace v https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list/castka-10-2022#c.1-10-2022

Nutno skenovat i obálku? NA: Skenovat ne, ale pokud jde o převod dle § 69 a s doložkou, pak ano, pokud je povinnost jejího uchovávání s dokumentem, pak ano – srv. vyhlášku č. 259/2012 Sb. po novele

6. validátor SIP

Někteří původci si stěžují na příliš časté změny verzí validátoru, včetně jednoho z největších původců v JčK. Dotazují se, zda by bylo možné jeho podobu fixovat na delší dobu tak, aby jim validace SIPů nepůsobila problémy. NA: Cílem je mít validátor beze změn, bohužel stále probíhá jeho zpřesňování, často na žádost dodavatelů spisových služeb. Kromě zavedení kontrol formátů komponent u digitálních dokumentů jsou změny zmírněním kontrol, příp. přidání možné varianty tvorby SIPu. Obecně u jakéhokoliv elektronického systému nelze očekávat jeho neměnnost.

Lze vytvořit validní SIP balíček bez komponent u dokumentů, které jsou digitální (analogové=ne)? (pro účely eVýběru). NA: V tuto chvíli ne. Uvítáme konkrétní příklady, kdy toto může nastat.

Nedostatky ve validaci SIP se často vyskytnou až při dožádání a nebo při předání archiválií (při kontrole plných SIP včetně komponent). Následně se zjišťuje, že dokumenty nejsou k dispozici, případně neexistují příslušné přílohy/komponenty, soubory jsou poškozené, nelze je otevřít apod. NA:To je problém eSSL, pokud uchovává komponenty tak, že je ztratí, nebo jsou poškozené. Při zjištění, že komponenty jsou nenávratně poškozené, se jedná o ztrátu dokumentu a je třeba ji řešit podle § 3 odst. 5 AZ.

Jaké komponenty musí být v sip balíčku pro předání, jestliže byly komponenty převedeny po odeslání sipů pro skartační řízení? Aby byl sip balíček přijat, jestliže budou mít převedené komponenty jiné identifikátory. NA: Převedená komponenta je novou verzí komponenty, tudíž je v pořádku, že má jiný identifikátor. V balíčku však musí zůstat i původní komponenta, která byla navržena k výběru.

Pokud se provádí kontrola SIP na veřejné části webu archivu , mohu zapnout variantu neukončit pro první chybě. Lze tuto variantu zapnout i při přejímce SIPu v portále. NA: Děkujeme za návrh, pokusíme se umožnit.

...zpět na webinář…

aktualizováno 30. 5. 2022