Vzory licenčních dohod
Autorskoprávní otázky při předávání dat do archivu k trvalému uložení
Data geografických informačních systémů lze podle okolností charakterizovat z hlediska autorskoprávního jako díla kartografická, ale také jako databáze.1 Databází je po právní stránce „soubor děl, údajů nebo jiných nezávislých prvků, které jsou systematicky nebo metodicky uspořádány a které jsou jednotlivě přístupné elektronickými nebo jinými prostředky;“2 tato definice plně vystihuje i podstatu vektorových dat.
V praxi lze narazit na nedůvěru původců a nejasnosti při předávání vybraných informací v digitální podobě do archivu. I když výběr probíhá na základě zákona č. 499/2004 Sb., jeví se vhodným ošetřit některé otázky týkající se zejména autorského práva a práv souvisejících samostatným dokumentem, který shrne práva a povinnosti původce i archivu – jde zejména o problematiku licence.3 Proto je navržena vzorová dokumentace, která má zejména:
- shrnout práva a povinnosti vyplývající ze zákona č. 499/2004 Sb. zejména pokud jde o nahlížení,
- zaručit původci, že předaná data v digitální podobě může dále využívat (předává jejich repliku),
- archivu udělit licenci, přičemž vedle zákonných možností lze stanovit i některé další podrobnosti,
- neohrožovat případné komerční zájmy původce v případě dalšího využívání dat.
Vzorové dokumenty4:
- Zápis k úřednímu záznamu o předání archiválií: použije se v případě, že se jedná o vlastnictví České republiky, kdy původce i archiv jsou její organizační složky, oba jednají jménem České republiky. Alternativně lze záznam použít v případě, že archiv sám je organizační složkou původce (např. archivy územních samospráv). stáhnout vzor
- Dohoda o podmínkách převzetí archiválií: použije se ve všech ostatních případech, zejména pokud je původcem příspěvková organizace, veřejná výzkumná instituce, státní podnik, státní organizace, organizační složka veřejnoprávního původce nebo soukromoprávní původce (ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb.). stáhnout vzor
1 Srv. § 58 odst. 7 zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon
2 Směrnice Evropského parlamentu a Rady 96/9/ES ze dne 11. března 1996 o právní ochraně databází.
3 Srv. LEŠKA, Rudolf: Archivy a autorské právo – symbióza nebo kolize? In: Archivní časopis. Praha: Ministerstvo vnitra, 2016, roč. 66, č. 2, s. 5-28. ISSN 0004-0398.
4 Dokumenty byly připraveny ve spolupráci s advokátní kanceláří „Štaidl Leška advokáti“.
Dohoda o podmínkách převzetí archiválií
Dohoda o podmínkách převzetí archiválií
Archiv XY
IČO: ………………………….
se sídlem ………………………….
zastoupený ………………………….
(dále jen „Archiv“)
a
Právnická osoba YZ
IČO: ………………………….
sídlo: ………………………….
zastoupena: ………………………….
(dále jen „původce“)
I. Preambule
- Konstatuje se, že shora uvedené smluvní strany jsou subjekty s plnou právní způsobilostí k právním jednáním, oprávněnými jednat a podepisovat navenek.
- Archiv je organizační složkou ….… Působnost Archivu vyplývá zejména ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“). Archiv přejímá v souladu se zákonem od původců dokumenty ve skartačním nebo mimo skartační řízení k trvalému uložení.
- Původce je …., jehož činnost spočívá v ……
- Účelem této dohody je mj. zvýšení právní jistoty původce (nad rámec záruk stanovených zákonem) při přebírání, zpřístupňování a využívání archiválií Archivem s tím, že původce z titulu tohoto smluvního vztahu nemá povinnost odstraňovat ze svých informačních systémů předávaná data.
- Pro odstranění pochybností smluvních stran se sjednává, že v případě licence se jedná o bezúplatnou, časově neomezenou licenci, jejíž podmínky vyplývají z právního řádu České republiky a z této dohody. Licence je poskytována původcem na všechna data, dokumenty, archiválie či vybrané elektronické databáze předané do Archivu do podpisu této dohody, a rovněž další, včetně přírůstkových, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak.
- Cílem sjednání této dohody je zajistit uchování dat k jejich dalšímu využití v celospolečenském zájmu.
II. Předmět dohody - Předmětem této dohody je úprava vzájemných práv a povinností smluvních stran při nakládání s archiváliemi a udělení licence původcem, s ohledem na postavení smluvních stran definované shora.
- Dále je předmětem této dohody závazek smluvních stran zajistit výkon činností dle této dohody tak, aby byl naplněn účel této dohody.
III. Povinnosti Archivu - Archiv přebírá od původce archiválie vybrané ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení v souladu se zákonem
- Tato dohoda upravuje postup při přebírání a využívání archiválií a vztahuje se na všechny archiválie převzaté Archivem od původce kdykoli před nebo po podpisu této dohody, a to až dokud nebude stranami dohody písemně sjednáno jinak.
IV. Nakládání s archiváliemi - Archiv nakládá s archiváliemi a s metadaty archiválií v souladu se zákonem, zejména:
f) vede evidenci archiválií a vytváří a spravuje metadata archiválií;
g) zpřístupňuje archiválie a jejich metadata v digitální podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě;
h) veřejnosti umožňuje nahlížet do archiválií po uplynutí zákonné ochranné doby (nyní třicet let) a do všech zveřejněných archiválií;
i) vystavuje archiválie;
j) na žádost pořizuje výpisy, opisy anebo kopie archiválií v analogové podobě nebo replik archiválií v digitální podobě. - Výslovně se uvádí, že převzetím archiválie Archivem nedochází k omezení práva původce nakládat s replikou archiválií nekomerčně i komerčně a jakkoli ji využívat jako své vlastnictví.
- Strany se dohodly, že archiválie určené původcem v soupisu předávaných archiválií nebudou Archivem s ohledem na jejich citlivou nebo obchodní povahu zveřejněny nebo vystaveny dříve než uplyne X let od jejich převzetí Archivem. Uvedené nevylučuje zákonnou povinnost Archivu zpřístupnit archivně zpracované archiválie veřejnosti, tedy umožnit nahlížení do archiválií starších třiceti let a do všech zveřejněných archiválii v analogové podobě nebo digitální podobě registrovaným uživatelům na dálku prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, a na žádost badatele pořídit výpis, opis anebo kopii takové archiválie nebo její repliky, to vše po řádné identifikaci badatele v souladu se zákonem a badatelským řádem Archivu.
- Archiv nakládá s osobními údaji obsaženými v archiváliích v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů (t.č. GDPR a zákon).
- Uvedená pravidla nakládání s archiváliemi se plně vztahují i na databáze.
V. Licence - Původce tímto uděluje Archivu bezúplatnou nevýhradní licenci k užití archiválii a metadat archiválií, které jsou předmětem autorských práv nebo práv souvisejících s autorskými právy, pro následující způsoby užití:
e) rozmnožování v analogové nebo digitální podobě a rozšiřování, zejména v rámci pořizování výpisu, opisu anebo kopie archiválie a jejich předávání badatelské veřejnosti, změně datového formátu a datové struktury za účelem trvalého uchování obsahu archiválie (archivace) nebo sdělování obsahu archiválie, uložení v příslušném digitálním archivu, zpravidla národním digitálním archivu jako součásti Národního archivu či pořizování replik archiválie za účelem zpřístupnění nahlížením;
f) vystavování;
g) sdělování veřejnosti způsobem, že kdokoli může mít k archiváliím a metadatům archiválií přístup v místě a v čase podle své vlastní volby, zejména počítačovou nebo obdobnou sítí, a to prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě;
h) zařazení do databáze – evidence archiválií. - Licencí dle této dohody nejsou dotčeny zákonné licence dle autorského zákona.
- V případě, že některý ze souborů převzatých Archivem bude naplňovat znaky databáze ve smyslu autorského zákona, poskytuje původce tímto Archivu nevýhradní oprávnění na vytěžování obsahu databáze nebo její časti a na jejich zužitkování pro účely uvedené v odst. 1. tohoto článku. Jakékoli komerční zpřístupnění databáze podléhá souhlasu původce.
- Licence dle tohoto článku se poskytují bez omezení.
- Archiv je oprávněn licenci dle této dohody postoupit na jinou organizaci pověřenou úkoly v oblasti archivnictví nebo poskytnout třetí osobě pověřené úkoly v oblasti archivnictví podlicenci.
- Oprávnění poskytovaná tímto článkem se považují za licenci, jestliže k předmětu ochrany vykonává původce práva (např. jako zaměstnavatel nebo nositel práv výrobce). V případě, kdy je původce nabyvatelem licence s oprávněním poskytnout podlicenci, považují se tato oprávnění za podlicenci a poskytují se v rozsahu, v jakém je původce oprávněn takovou podlicenci poskytnout.
- Není-li původcem určeno jinak, vztahuje se tento článek na všechny předané archiválie a datové soubory tvořící databáze v právním smyslu.
VI. Závěrečná ustanovení - Tato dohoda nabývá platnosti a účinnosti okamžikem jejího podpisu oběma smluvními stranami. Vzhledem k tomu, že tato dohoda pouze doplňuje a vyjasňuje poměry smluvních stran při výkonu činnosti Archivu, považují smluvní strany její hodnotu za ekonomicky zanedbatelnou.
- Veškeré změny a doplňky této dohody musí být učiněny formou písemných číslovaných dodatků.
- Tato dohoda je sepsána ve dvou stejnopisech s platností originálu, z nichž každá ze stran dohody obdrží po jednom výtisku.
V …………………. V ………………….
za Archiv: za původce:
Zápis k úřednímu záznamu o předání archiválií
Zápis k úřednímu záznamu o předání archiválií
Původce: Česká republika – název organizační složky
IČO: ……………………….
sídlo: ……………………….
zastoupení: ……………………….
- Archiv v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě (dále jen „Zákon“) přebírá od Původce archiválie vybrané ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Součástí tohoto zápisu je soupis předávaných archiválií.
- Národní archiv nakládá s archiváliemi a s metadaty archiválií v souladu se Zákonem zejména následovně:
- vede evidenci archiválií a vytváří a spravuje metadata archiválií;
- zpřístupňuje archiválie a jejich metadata v digitální podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě;
- veřejnosti umožňuje nahlížet do archiválií po uplynutí zákonné ochranné doby (nyní třicet let) a do všech zveřejněných archiválií;
- vystavuje archiválie;
- na žádost pořizuje výpisy, opisy anebo kopie archiválií v analogové podobě nebo replik archiválií v digitální podobě.
- Výslovně se uvádí, že převzetím archiválie Národním archivem nedochází k omezení práva původce nakládat s archiválií nekomerčně i komerčně a jakkoli ji využívat jako své vlastnictví.
- Archiválie určené Původcem v soupisu předávaných archiválií nebudou Archivem s ohledem na jejich citlivou nebo obchodní povahu zveřejněny nebo vystaveny dříve než uplyne X let od jejich převzetí Národním archivem. Uvedené nevylučuje zákonnou povinnost Archivu zpřístupnit archiválie veřejnosti, tedy umožnit nahlížení do archiválií starších třiceti let a do všech zveřejněných archiválii v analogové podobě nebo digitální podobě registrovaným uživatelům na dálku prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, a na žádost badatele pořídit výpis, opis anebo kopii takové archiválie nebo její repliky, to vše po řádné identifikaci badatele a v souladu se zákonem a badatelským řádem Archivu.
- Archiv nakládá s osobními údaji obsaženými v archiváliích v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů (nyní GDPR a zákon).
- Uvedená pravidla nakládání s archiváliemi se plně vztahují i na archiválie, které jsou považovány za databáze.
- Pokud jsou převzaté archiválie předmětem autorských práv nebo práv souvisejících s autorskými právy, je Národní archiv oprávněn archiválie a metadata archiválií užít v tomto rozsahu:
- rozmnožování v analogové nebo digitální podobě a rozšiřování, zejména v rámci pořizování výpisu, opisu anebo kopie archiválie a jejich předávání badatelské veřejnosti, změně datového formátu a datové struktury za účelem trvalého uchování obsahu archiválie (archivace) nebo sdělování obsahu archiválie, uložení v příslušném digitálním archivu, zpravidla národním digitálním archivu jako součásti Národního archivu či pořizování replik archiválie za účelem zpřístupnění nahlížením;
- vystavováním;
- sdělováním veřejnosti způsobem, že kdokoli může mít k archiváliím a metadatům archiválií přístup v místě a v čase podle své vlastní volby, zejména počítačovou nebo obdobnou sítí, a to zejm. prostřednictvím národního portálu;
- zařazením do databáze – evidence archiválií.
Tímto nejsou dotčeny zákonné licence vztahující se na činnost Archivu dle autorského zákona.
- V případě, že některá z archiválií nebo některý soubor převzatý Archivem bude naplňovat znaky databáze ve smyslu autorského zákona, je Archiv oprávněn vytěžovat obsah databáze nebo její časti a zužitkovat ho způsoby uvedenými v odst. 7. tohoto článku, nesmí je však jakkoli komerčně nabízet nebo využívat.
- Odst. 7. a 8. se vztahují pouze na takové archiválie, ke kterým je Česká republika nositelem uvedených práv nebo nabyvatelem licence (a v rozsahu takové licence). Není-li Původcem určeno jinak, vztahuje se tento článek na všechny předané archiválie a datové soubory tvořící databáze v právním smyslu.
V …………………. dne …………………. V …………………. dne ………………….
…………………………………. ………………………………….
za Archiv za původce
